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檔案庫房一體化智能管理系統以服務為基礎，所有的服務都是圍繞庫房這一核心進行。其中的服務主要包括：庫房環境數據采集服務、監控服務、短信服務、郵件服務、庫房設備聯動服務、檔案服務、文件存儲服務、網絡服務。各服務之間協同運作確保庫房環境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現了檔案庫房一體化智能管理系統實現庫房一體化的先進性和必要性。實現”人防、物防、技防三位一體”的檔案安全防范體系，確保檔案安全。

當前智能信息化時代的洶涌來襲，對檔案人而言，重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”檔案文獻就是要建設能夠適應智能信息化時代的智能檔案館，想“用好”檔案文獻就是必須在大數據環境中建設以用戶為中心提供服務的檔案館。如果說檔案數據是“魚”，以往檔案工作模式則相當于“池塘捕魚”，在大數據時代，檔案部門面對的檔案數量規模大、種類繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當于“大海捕魚”。因而，智能檔案館的建設就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務，而檔案館要提供智能服務就要將館舍、檔案、網絡、數據以及用戶統一在智能網絡中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素產生的海里結構化與非結構化的數據目的。



檔案工作實行統一，分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。檔案機構及其職責公司各部門專人負責檔案管理工作（即資料員）。檔案工作由公司總經理統一，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。 

公司檔案庫房建設要求通常情況下，檔案館在實施RFID 技術以后，在同樣的數目或更少的館員的情況下，檔案館的資料管理質量會大大地提高。目前，國內已有多家省檔案館已經實施RFID系統，并已經穩定開始使用。國家電網、、、人才市場等單位也已經在陸續試點過程中。未來，將會有更多的RFID智能化檔案館進入實施階段。

北京鋼之杰檔案庫房一體化智能管理系統將檔案密集架智能化、檔案庫房環境智能化、檔案資料管理智能化融合在一起，組成全新的檔案庫房一體化智能管理平臺。通過中控系統實現對檔案庫房環境管理、檔案資料管理、檔案密集架智能管理統一控制。檔案庫房整體系統有機結合后形成真用的控制平臺，遠程客戶端通過專用交換機與系統層通訊。

檔案庫房一體化智能管理系統分為中控層、系統層、控制層、設備層，將檔案庫房環境智能化管理、檔案資料智能化管理、檔案密集架智能化管理三大系統完融合在一起，使物聯網技術在檔案管理領域得到充分運用。智能管理平臺由實體檔案管理、庫房安全管理、庫房環境管理控制、庫房設備智能管理控制、庫房引導等功能模塊構成，又可分為多個管理子系統。

浙江檔案庫房一體化智能管理系統配置溫度、濕度、空氣質量等傳感設備，實時采集庫房的環境數據并通過圖表的方式實時展示。系統配置恒溫、恒濕、消毒、凈化設備，在溫度、濕度、空氣質量等庫房環境指標超出或低于設定的閾值時，系統設備自動控制相關設備進行工作，保障庫房環境。庫房環境數據可以選擇布局曲線、表格等多種視圖顯示監測結果，方便用戶觀測。
 

檔案庫房一體化智能管理系統配置監控、紅外檢測、門禁管理設備，通過系統統一管理調度，可與系統其他設備聯動運行，實現24小時自動布防，保障庫房安全。當監測點出現異常情況，系統自動以系統提示、聲光、短信、郵件等多種方式通知管理人員，系統界面同步顯示監測異常點，同時啟動報警所在位置的監控器自動進行錄像并保存圖像，便于以后查實。將警情自動存檔、保存，便于以后查詢。

直觀的展示檔案庫房。通過操作圖形化的界面打開關閉密集架列，系統展示實時的密集架開架情況（如某一列密集架打開，在虛擬庫房中也同步打開），通過虛擬庫房可以操作密集架進行開架、合架，架體通風等操作。虛擬庫房通過圖表等多種方式實時展示庫房的實時環境數據 (溫度，濕度，空氣質量等)。




北京鋼之杰智能檔案館系統：是按照《數字檔案室建設指南》要求及《JGJ25-2010》標準規范要求建設合規檔案庫房，并依據目前已有室藏量及年均增長速度滿足未來十年實體檔案存儲要求。實現密集架設備及十防設備之間的統一管理，有機聯動，智能處置。
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