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2.6會議管理功能
視頻會議系統具有方便、高效的會議管理特性：
支持同時召開多個會議。不同的會議室可以根據需要進入不同的會議模式，并且可以根據用戶需要增加會議室數量。
單個會議室支持多個分組會議，可分別進行分組討論。
系統支持多種與會用戶登錄方式：“用戶名密碼登錄”、“匿名登錄”、“會議室密碼登錄”，支持網頁Web登錄。用戶登錄到系統后，可打開會議列表，選擇相應的會議入口進入視頻會議。

2.9桌面及程序的共享功能
視頻會議系統支持屏幕共享、屏幕選定區域共享、應用程序共享，此外，在共享桌面時，其他與會者可申請遠程操作，同意后申請人便可遠程控制的電腦，實現遠程的會議支持。增強了會議人員之間的互動，增加了會議的表達方式。

2.11文件分發功能
視頻會議系統支持在視頻會議過程中將需要分發的文件下發給與會者，同時系統還能根據情況隨時靈活添加文件進行共享，方便了會議的應用。

近年來，隨著電子信息技術的快速發展，以全球化、網絡化、智能化為趨勢的辦公方式越來越受到各行各業的青睞。軟件視頻會議系統在這個大趨勢下應運而生，軟件視頻會議系統讓身處異地的人們能夠隨時開會，瞬間見面、談話、交換文檔資料、共享信息資源、一起研討決策，具有各種不可比擬的通訊優勢，并能充分利用原有網絡及設備，靈活部署“遠程會議通訊平臺”，搭建起系統內的日常溝通、工作部署、培訓招聘、工作交流等應用。
隨著信息化的快速發展，其中日常會議、業務交流、專業技術培訓等也越來越頻繁，如何有效地利用現有的辦公網和工作電腦，將會議交流實現信息化，將會議、培訓成本減少到小，是目前亟待解決的一個問題。