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RFID型密集柜傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

安裝的空間大小是有要求的，安裝密集架對面積的要求很高，空間太小不適合安裝密集架，活動空間不行，對文件的拿取不便。密集架安裝時的空間高度要比實際密集架的高度高出30公分，比如說密集架的高度通常是2.4米，安裝時檔案室的高度應該在2.7米以上，架體和房頂留下空隙，以便安裝及空氣的流通。

 檔案材料入館后，管理人員可通過RFID技術對檔案材料進行自動信息登記、館內檔案清點、檔案信息查詢、檔案外借和歸還等日常管理工作，并由系統自動進行相關記錄。

RFID型密集柜系統具備檔案引導功能，根據檔案室數字地圖對所需查找的檔案材料進行自動引導（在電子地圖上可顯示對應檔案的具體位置：幾號柜、幾行、幾列等），充分提高檔案查找的效率，并可自動對拿出、收入檔案柜中的檔案進行識別，實現儲位智能化管理。




北京鋼之杰智能檔案庫房一體化智能管理系統以服務為基礎，所有的服務都是圍繞庫房這一核心進行。其中的服務主要包括：庫房環境數據采集服務、監控服務、短信服務、郵件服務、庫房設備聯動服務、檔案服務、文件存儲服務、網絡服務。各服務之間協同運作確保庫房環境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現了檔案庫房一體化智能管理系統實現庫房一體化的先進性和必要性。
     北京鋼之杰智控技術有限公司(簡稱“鋼之杰”)成立于2010年4月，是國內的檔案庫房一體化解決方案提供商，致力于檔案管理系統、檔案庫房環境管理系統、檔案庫房智能化設備、庫房安全管理設備、無線智能控制技術、RFID無線射頻技術、物聯網技術等技術的研發與大數據分析應用，是一家科技研發為主的集研發、設計、制造、服務于一體的科技創新型企業。目前擁有實用新型專利8項、自主軟件著作權9項。



科技化的快速發展，智慧檔案館的服務領域也即將隨之擴大，服務范圍將會更廣泛。如跟進移動服務技術，建立移動數據信息查閱服務處；再如，利用手機無線網等終端設備，實現檔案信息服務的移動化。用戶可以通過終端設備隨時隨地、多方式、多途徑獲取檔案信息，以更大限度地滿足用戶的檔案信息利用需求。



智慧檔案庫房系統集成了檔案管理系統，從電子檔案到實體檔案的收集，管理，存放，利用的一體管理，借助手持設備，條碼掃描槍等信息手段實現檔案的無序存放，有序管理。
鋼之杰和平RFID型密集柜平面圖

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